Mitgliedsaufnahmeprozess

Prozessbeschreibung: Mitgliedsaufnahme und Onboarding

Zweck

Diese Prozessbeschreibung definiert die Abläufe für die Aufnahme neuer Mitglieder, die Durchführung der Kick-Off-Veranstaltung und den Go-Live der Mitgliedschaft. Ziel ist es, eine strukturierte, fristgerechte und transparente Integration neuer Mitglieder sicherzustellen.

Geltungsbereich: Dieser Prozess gilt für alle neuen Mitglieder, die ab dem jeweiligen Jahr aufgenommen werden.

Prozessverantwortliche:

  • Mitgliederverwaltung: Zuständig für die Prüfung und Bearbeitung der Mitgliedsanträge.
  • Geschäftsführung/Entscheidungsgremium: Zuständig für die Ausstellung der Mitgliedsaufnahmebescheide.
  • Eventmanagement/Projektteam: Zuständig für Organisation der Kick-Off-Veranstaltung und Begleitung bis zum Go-Live.

Prozessablauf:

  1. Mitgliedsaufnahmeantrag (bis 30.06.)
    o Neue Mitglieder reichen ihren Mitgliedsaufnahmeantrag fristgerecht bis spätestens 30. Juni des laufenden Jahres ein.
    o Die Mitgliederverwaltung prüft die Vollständigkeit und Richtigkeit der Antragsunterlagen.
    o Rückfragen oder fehlende Unterlagen werden umgehend beim Antragsteller angefordert.
  2. Mitgliedsaufnahmebescheid (bis 31.07.)
    o Nach Prüfung der Anträge erstellt die Mitgliederverwaltung in Abstimmung mit der Geschäftsführung/ dem Entscheidungsgremium den Mitgliedsaufnahmebescheid.
    o Der Bescheid wird spätestens bis 31. Juli an die Antragsteller versendet.
    o Positive Bescheide bestätigen die Aufnahme, ggf. mit Informationen zu Mitgliedsbeiträgen und weiteren Schritten.
  3. Kick-Off-Veranstaltung (bis 30.09.)
    o Alle neuen Mitglieder werden zur Kick-Off-Veranstaltung eingeladen, die spätestens bis 30. September des Jahres stattfinden muss.
    oZiel der Veranstaltung: Vorstellung der Organisation, der relevanten Prozesse, Ansprechpartner sowie erste Vernetzung der Mitglieder.
    o  Materialien und Agenda werden vorab an die Teilnehmer verteilt.
  4. Go-Live der Mitgliedschaft (01.01. des Folgejahres)
    o Die Mitgliedschaft der neuen Mitglieder beginnt offiziell zum 01. Januar des Folgejahres.
    o Mitglieder erhalten ggf. Zugang zu internen Systemen, Kommunikationsplattformen oder weiteren Ressourcen.

Dokumentation und Archivierung:

  • Alle Anträge, Bescheide und Unterlagen der Kick-Off-Veranstaltung werden gemäß interner Richtlinien archiviert.
  • Die Einhaltung der Fristen wird regelmäßig überprüft, um eine termingerechte Abwicklung sicherzustellen.